Principe
La loi du 12 avril 2000 a supprimé l’ancienne acception de “document nominatif” non communicable prévu par la loi du 17 juillet 1978 pour lui substituer la notion de document “portant une appréciation ou un jugement de valeur sur une personne physique nommément désigné ou facilement identifiable ou faisant apparaître le comportement d’une personne, dès lors que la divulgation de ce comportement pourrait lui porter préjudice”. Ont été également considérés par la même loi comme non communicables les documents inachevés ou préparatoires. L’administration en général (et la commune donc) est également tenue de communiquer les documents qu’elle détient quel qu’en soit l’auteur ou le destinataire, par exemple les comptes des associations subventionnées par la commune. La même loi a prévu la communication de documents “existant sur un support informatique ou pouvant être obtenu par un traitement automatisé d’usage courant”.
Le maire ne peut pas refuser la photocopie de documents communicables si la commune est dotée de moyens de photocopie et que la reproduction des documents demandés ne représente pas, eu égard à ces moyens, un volume excessif. La commune pourra facturer ces frais de photocopie au demandeur (C.E. 26 janvier 1994, Perez, req. 116231, Rec. Leb. p. 953).
Le maire peut aussi fixer les conditions de consultation des documents communaux, en fonction de la taille de la commune et des horaires d’ouverture de la mairie (C.E. 28/10/1987, req. 70775, Fontaine). Ces conditions de consultation ne doivent cependant pas être trop restrictives, sous peine d’être considérées comme illégales.
IMPORTANT : le juge des référés du tribunal administratif peut maintenant ordonner la communication de documents sans saisine préalable de la CADA (voir ci-dessous C.E. 29 avril 2002, société Baggerbedriijf de Boer).
Jurisprudence
– Ont été considérés comme documents administratifs communicables :
– les mandats de paiement et les pièces annexes sans caractère nominatif.
(C.E. 26/09/1986, ville de Metz, req. 54767, Rec. Leb. p. 536).
– les devis de commande et les quittances de frais des obsèques d’une personne, demandés par un parent.
(C.E. 02/10/1987, Kahn, req. 70769).
– le dossier administratif d’un employé demandé par cet agent.
(C.E. 14 février 1996, Mirlit, req. 144042, Rec. Leb. p. 881).
– les projets de décision et les documents préparatoires à la séance du conseil municipal, demandés par les conseillers municipaux avant la réunion.
(C.E. 29/06/1990, commune de Guittrancourt, req. 68743, Rec. Leb. p. 609).
– la liste électorale demandée par un électeur de la commune.
(C.E. 26/01/1994, Pérez, req. 116231, Rec. Leb. p. 953).
– des commandes d’études adressées à une société et des lettres accusant réception de ces commandes.
(C.E. 27 mars 1996, commune de Piriac-sur-Mer, req. 160589).
– la liste d’une catégorie de personnel (agents d’un institut médico-éducatif communal affiliés à une caisse de retraite complémentaire).
(C.E. 8 mars 1995, Van den Torren, req. 125185, Rec. Leb. p. 796).
– un contrat relatif aux modalités de réalisation des travaux publics nécessaires au pompage et au captage de l’eau utilisée par le service public d’adduction d’eau.
(C.E. 21 octobre 1996, syndicat intercommunal de distribution d’eau du Nord, req. 139506).
– Modalités de communication des documents administratifs :
1°) – légalité d’un arrêté du maire de Saint-Palais-sur-Mer prévoyant que la communication des documents administratifs sollicitée en application de la loi du 17 juillet 1978 doit faire l’objet d’une demande écrite préalable et que la communication a lieu sur place, après accord du maire, les mardis et jeudis de 14 à 17 h (ou à une autre date convenue entre le maire et le demandeur si celui-ci ne peut être libre au jour et à l’heure fixé).
(C.E. 26 avril 1993, association des amis de Saint-Palais-sur-mer, req. 107016, Rec. Leb. p. 651).
2°) – le document doit être mis à la disposition de la personne qui demande à le consulter dans les locaux de l’administration dont il émane et non dans un autre lieu tel que le cabinet d’un avocat.
(C.E. 14 février 1996, Mirlit, req. 144042, précité).
3°) – un dossier comportant plusieurs centaines de documents doit être consulté sur place, sans que le demandeur puisse exiger des photocopies.
(C.E. 13 mars 1996, Aubry, req. 154086).
– Frais de communication :
En demandant à M. S. la somme de 17,40 F pour lui adresser à son domicile, par voie postale, la copie des documents demandés, le maire de Martigny-les-Bains (Vosges) n’a pas méconnu les dispositions de l’article 4 de la loi du 17 juillet 1978 qui autorisent l’administration à demander à la personne qui désire recevoir copie d’un document l’ensemble des frais supportés à cette occasion.
(C.E. 18 mars 1994, Simard, req. 126518).
– Ne sont pas communicables :
1°) – des documents établis dans le cadre d’une procédure judiciaire, même s’ils ont été transmis pour information à l’administration, ne sont pas des documents administratifs. Leur communication peut être refusée sans méconnaissance des dispositions de l’article 2 de la loi du 17 juillet 1978.
(C.E. 25 mars 1994, Massal, req. 106696, Rec. Leb. p. 952).
2°) – les jugements ordonnances et arrêts rendus par les juridictions de l’ordre judiciaire, ainsi que les pièces de procédure correspondants.
(C.E. 13 mars 1996, Aubry, req. 168063).
3°) – des documents dont l’existence n’est pas établie ou qui risquent de porter atteinte à la vie privée d’un tiers et au déroulement de procédures judiciaires.
(C.E. 16 mars 1998, Luki, req. 158658).
4°) – des documents dont l’administration certifie qu’elle ne les a pas conservés, allégation corroborée par les pièces du dossier contentieux.
(C.E. 9 février 2000, Tegos, req. 203553).
– Le juge administratif peut enjoindre à la commune de communiquer des documents :
La loi du 8 février 1995 permet au juge administratif d’enjoindre à l’administration de communiquer des documents dans un certain délai (en l’espèce ici 15 jours après notification du jugement). Cette injonction pourrait être accompagnée d’une astreinte.
(C.E. 27 mars 1996, commune de Piriac-sur-Mer, req. 160589).
– Le juge des référés du tribunal administratif peut ordonner la communication de documents administratifs même en l’absence de saisine préalable de la commission d’accès aux documents administratifs :
Le juge des référés tient des dispositions de l’article L.521-3 du C.J.A., le pouvoir d’ordonner, lorsque les conditions qu’elles exigent sont réunies, la communication de documents administratifs, sans qu’il soit besoin que le requérant ait au préalable saisi la commission d’accès aux documents administratifs.
(C.E. 29 avril 2002, société Baggerbedrijf de Boer, req. 239466, pub. Rec. Leb.).
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